تطبيق الإدارة الإلكترونية بجامعة الملك عبدالعزيز

تطبيق الإدارة الإلكترونية بجامعة الملك عبدالعزيز

1. مقدمة

لجامعة الملك عبدالعزيز هدف أساسي و هو الإسهام بفعالية في خدمة المجتمع في كافة مجالات الحياة، و من أجل تقوية دعائم هذا الإسهام و توسعة مداه فإن للجامعة رؤى لتطوير المنظومة الإدارية تشمل التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية. و هذه الرؤى تعتمد بالأساس على نشر و الإستفادة من مخرجات التقنية الحديثة و أدواتها في مجالات الحاسبات الآلية بكافة قطاعات الجامعة المختلفة و توظيفها لخدمة منسوبي الجامعة من أعضاء هيئة تدريس و إداريين و طلاب وفق ضمانات أمنية و سرية محددة المستويات. و مع حلول الجيل القادم من الشبكة العالمية (الإنترنت) و التقنيات المرافقة لها ، فإن هناك علاقة مطردة بين بزوغ الإمكانات الهائلة لتقنيات الشبكات و متطلبات التطبيقات البرامجية الخاصة بالإدارة الإلكترونية و التي تتطلب تأسيس البنى التحتية للأنظمة المعلوماتية و الإتصالاتية و التي من شأنها دعم بناء منظومة الإدارة الإلكترونية بالجامعة.

و تتمير التطبيقات البرامجية للإدارة الإلكترونية بالجامعة بأنها تشتمل على ثلاثة مستويات من الخدمات، مستوى إعلامي يتم من خلاله نشر البيانات و المعلومات حول اللوائح و الأنظمة و مستوى تفاعلي يقوم من خلاله منسوب الجامعة بملئ النماذج الإلكترونية الخاصة بخدمة معينة و مستوى إجرائي يقوم من خلاله منسوب الجامعة بعمل الإجراءات و تنفيذ الخدمات المنوطة به.

ومن شأن تطوير مفهوم الإدارة الإلكترونية إلى واقع أن يحقق نتائج كبيرة على كافة المستويات بالجامعة. فهو، من جهة، أسلوب يستجيب لتطلعات منسوبي الجامعة من أعضاء هيئة تدريس و إدارييين و طلاب، حيث يقدم خدمات أفضل بالقضاء على تعقيدات الإجراءات البيروقراطية والروتينية، وتوفير إمكانية التعامل مع كافة الخدمات، وتحديد وتلبية احتياجاتهم بسهولة مطلقة، وعلى أساس من النزاهة والمساواة والشفافية. ومن جهة أخرى، هو بمثابة طريقة لتفعيل الجهاز الإداري وتطوير أدائه وتخفيف الأعباء الإدارية عنه، كما أنه يعد أفضل وسيلة لتعزيز الثقة في الإدارة. فهي وسيلة للقضاء على هدر الوقت والجهد والموارد.

2-   مراحل رئيسية وجوهرية لتنفيذ الحكومة الالكترونية[1]   هي:

1.  البنية التحتية الكفيلة بضمان الخصوصية والأمان لكل من يستخدم تطبيقات الحكومة الالكترونية، وهذا لن يتأتى إلا بوجود شبكة اتصالات حديثة ولها القدرة على نقل المعلومات بسرعة كبيرة مع المحافظة على سلامة المعلومات وسريتها.

2. التحول من الشكل التقليدي إلى الشكل الآلي وما يصاحب هذه العملية من تجهيزات آلية وقدرات بشرية لتشغيل نظام الحكومة الإلكترونية.

3. التعاون بين القطاعين العام والخاص واسهامهما في دعم التطبيقات المتعددة للحكومة الإلكترونية.

4. توفير المعلومات اللازمة وإمكانية الوصول إلى الخدمات بيسر وسهولة وتوضيح التعليمات والإرشادات اللازمة لتعبئة النماذج وإرسالها عن طريق الانترنت.

كما أن هناك اقتراحات لدعم توجه الحكومة الالكترونية يمكن الأخذ بها كمرحلة أولية لتطبيق الحكومة الالكترونية من أهمها ما يأتي:

1.  تطوير وصول إلكتروني متكامل للمعلومات والخدمات الحكومية كإنشاء مواقع للجهات الحكومية على الانترنت.

2. تسهيل عملية دفع الرسوم المختلفة عن طريق الانترنت.

3. التدريب الموسع لموظفي الدولة لكي يستطيعوا التعامل مع تقنيات المعلومات وتطبيقاتها المختلفة.

4.  التعاون مع مراكز البحوث لتجربة التطبيقات المتطورة في استخدامات الانترنت.

3. الهدف من تطبيق الإدارة الإلكترونية بالجامعة

1.   رفع مستوى أداء الخدمات لمنسوبي الجامعة و ذلك عن طريق:

أ‌.   بتحقيق قدر أكبر من الضبط الإداري و الأمني بإختصار زمن إنجاز الخدمات
و بتفادي كلا من الإزدواجية و الأخطاء التي قد تنجم عند إنجاز الخدمات بالطرق التقليدية.

ب‌. ضمان سهولة تدفق المعاملات بين قطاعات الجامعة المختلفة و سرعة إنجازها وفق الأنظمة و اللوائح و كذا وفق مستويات سرية و أمن محددتين، مما يوفر مجال آمنا لوجود شفافية لتتبع مسار المعاملات و الإجراءات التي تمت عليها في أي وقت.

ت‌. إدخال النمط الذاتي و التفاعلي.

2.   التكامل بين المؤسسات المختلفة سواء كانت تعليمية أو حكومية.

3.   الترشيد من الإستهلاك الورقي.

4.   ضمان توازن توزيع المهام بين الموظفين.

4. متطلبات تطبيق الإدارة الإلكترونية بالجامعة

أولا: بناء البنية الأساسية

التحول إلى الإدارة الإلكترونية، يدفع الجامعة للإرتقاء بالبنية التحتية لشبكة الحاسبات الآلية بالجامعة، فكان مشروع شبكة الألياف الضوئية و التي تستوعب الطلب الهائل و المتزايد و الذي تمثل عبء على عرض النطاق Bandwidth  و التي تتطلب موثوقية و سعة عالية لعرض النطاق لنقل البيانات و الوسائط المتعددة بالإضافة إلى تحديد عوامل نوعية الخدمة  Quality-of-Service (QoS). و كما أن شبكة الألياف الضوئية تمثل البنية الأساسية للجامعة الإلكترونية، فإن تقديم خدمات مثل قواعد البيانات و البريد الإلكتروني و صفحات الجامعة على الإنترنت و العديد من الخدمات، فقد تم تصميم ما يطلق عليه مجموعة الخوادم Server Farm و التي تشكل فيما بينها مجموع الخدمات التي تقدمها الجامعة لطلابها و منسوبيها. و قد روعي أن يقوم بكل خدمة عدد من الخوادم تضمن فيما بينها استمرار تلك الخدمة تحت أقسى الظروف أو الأحمال أو توقف عدد منها أو حدثت زيادة مفاجئة لطلب إحدى الخدمات. و يمكن تلخيص تلك الخدمات و المهام كما يلي:

§       خوادم التحكم الرئيسي في الشبكة Main Controllers

§       خوادم التوصيل إلى شبكة الإنترنت Proxy Servers

§       خوادم صفحات الجامعة على الإنترنت Web Pages Servers

§       خوادم أمن الشبكة و التحقق من المستخدم Authentication Servers

§       خوادم إدارة أجهزة حماية الشبكة Security Service Servers

§       خوادم قواعد البيانات الرئيسية Main Database Servers

§       خوادم التطبيقات و البرامج الجامعية Application Servers

§       خوادم البريد الإلكتروني Mail Servers

و قد روعي عند وضع مواصفات تلك الخوادم أن تكون من النوع غير قابل للتوقفNon-Stop Servers و التي تعمل 24 ساعة يوميا على مدار الأسبوع و لا تحتاج للتوقف عن العمل لإجراء أي نوع من الصيانة أو تغيير أي جزء.

 

---

[1]   تطبيق الإدارة الإلكترونية بجامعة الملك عبدالعزيز              

المؤتمر الدولي الرابع  للتعليم بالإنترنت6-8 سبتمبر 2005  القاهرة

د.عبدالفتاح بن سليمان مشاط   -أ.عبدالله عبدالرحمن باطويل